办公室主任应该具备哪些素质?
办公室主任应该具备哪些素质?
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俗话说,伴军(打错?)如伴虎,办公室主任可不是好当的。但是,办公室主任又是最有前途的。因为,不是可靠的心腹,领导是不会把你放到如此重要的位置的。办公室主任做好了,领导更上层楼,你也跟着更进一步。做不好,就会被领导踢出圈子,甚至是打入冷宫。所以,一个优秀的办公室主任,无不是战战兢兢,如履薄冰。
我有一个朋友,是一个单位办公室主任。他们领导我认识,不苟言笑,城府极深,性格怪癖,动辄骂人。而朋友却把领导哄的提溜乱转。我对比非常好奇,有一次喝酒的时候问他如何做到的。朋友酒后吐了真言。
一:要目光如炬。就是说眼睛里要有事,不能目光呆滞看不出眉眼高低。比如,领导一抬手,就明白要抽烟,马上递过火柴,领导一举足,就知道领导要上车,马上打开车门。当然,这不是什么奴才嘴脸,定义职业素养更为恰当。
二:要耳听八方。 办公室主任一般在领导隔壁或者是套间的外面办公,有呼叫器还好点,如果没有呼叫器,就要时刻竖起耳朵,保持警惕。因为粗门大嗓的领导很少,大部分领导说话声音都比较小,千万不要疏忽走神而漏过了领导的亲切召唤!当领导叫你三遍的时候,你还没有反应,挨批肯定是板上钉钉了。
三,要守口如瓶。办公室主任是领导的心腹,必然会接触很多公司人事、技术以及商务秘密,甚至领导个人隐私!嘴巴一定要严,千万不要口无遮拦。比如有人打听领导去哪儿了,即使是你一手操办,也要笑呵呵的回答:领导去哪里,怎么可能告诉我们这些小兵啊
四:要思虑精纯。办公室主任可以有猪的憨厚,但不能有猪的思想。所以,一定要善于思考。不思考,工作就无法改进,不思考,错误就难以避免。绝对不能稀里糊涂,得过且过。管理上有句名言,人最大的愚蠢就是在同一个地方摔倒两次!
五:要心细如发。 一个出色的办公室主任最大的特点就是心细如发,关注细节。不要小觑细节,往往细节决定成败。很多能力突出的人之所以得不到重用,大多是败在了细节上。所以,粗粗拉拉,稀里马虎的人绝对不适合做办公室主任。
六:能出手迅速。一个好的办公室主任,光有眼疾还是不够的,手一定要快。如果比领导慢半拍,到底是你服务领导,还是领导为你服务?比如,你跟领导走到了门口,如果领导给你开门,估计你的仕途也就走到头了。
七:要腿脚勤快。办公室主任相当于领导和各部门之间的桥梁,会经常代表领导进行工作追踪,沟通联络,甚至是信息采集,对外交流,不能总是坐在办公室发号施令,所以腿脚一定要勤快。
八:要洁身自好。领导最忌讳的就是身边的人欺上瞒下,那样领导就成了瞎子聋子。这样的行为,任何领导都不会容忍。很多领导之所以犯了错误,办公室主任有时推波助澜,罪名就是没有管住身边工作人员。所以,想做好办公室主任,千万不要搞一些歪门邪道。否则,一旦被领导发现,绝对不敢再信任你。因为任何领导也不会拿自己前途开玩笑。
九:要唾面自干。在领导身边工作,受委屈是家常便饭,毕竟没几个领导宅心仁厚,宽宏大量。比如,领导心情不好,恰好你又犯了错误,必然会批评几句,甚至训斥辱骂也是司空见惯。所以,办公室主任一定要摆正心态,要像唐代娄师德一样做到唾面自干。受不了委屈,忍不了责骂,动辄跟陶渊明似的不为五斗米折腰,是做不了办公室主任的。
十:要小有文采。 办公室主任,免不了要写写画画,比如对外的请示报告,对内的决定通告,即使不用自己动笔,起码也要懂得润色修改。不能写的漏洞百出,语句不通。所以,不学无术,文笔枯涩是做不好办公室主任。即使勉强应付,这也必定如坐针毡!
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我从事职业管理十余年,分享一些工作经验供参考。
1.大局观:这个职位的工作事无巨细但同时又需要站在一定的高度上分析问题并带领团队解决问题;
2.价值观:积极正确的价值观,工作对事不对人,言行合一;
3.执行力:必要条件之一,公司各种大事小事上承下达没有执行力万万不行;
4.应变能力:及时处理突发事件,妥善处理各种棘手的问题;
5.沟通能力:这个职位每天做的最多的工作,可以理解成军中政委的角色;
6.亲和力:沟通自然离不开亲和力,大家都愿意与善解人意的人推心置腹。
如有疑问欢迎留言探讨,谢谢。
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办公室,于一个公司而言,一般都是核心机构。
一个办公室主任,就是核心机构的领导,直接受命于公司领导,是公司领导的左膀右臂,是公司一把手最信任的人。
想要当好一个办公室主任,应该具备以下素质:
第一,强大的心理承受能力。
在领导身边做事,要求很高,既要上面满意,又要下面的人没有意见,这是很需要能力的。
你
必须不断培养自己这方面的能力,不断总结经验教训,当能把事情办得圆滑。
作为办公室主任,被领导训斥是常态,你一定要有心里准备,要有强大的心理承受能力,领导说的话,有则改之无则加勉,一定不能玻璃心。
在职场上,领导一般都会把办公室主任当自己人看待,所以,因为一些小事没有办好就训人,是正常的现象。
有时候,你会觉得很委屈,认为自己尽心尽职的工作,还处处遭到埋怨,心生不满,这样是不对的。
你要站在他的角度去考虑问题,内心一定要强大,只有内心强大了,你这个办公室主任才能当好。
第二,八面玲珑,左右逢源的本领。
一般公司领导都不止一个,每个人都各怀心思,副职领导之间明争暗斗。
作为办公室主任,如果处理不好各个领导之间的关系,很容易得罪人,出力不讨好,所以一定要一碗水端平,给A领导购置东西,其他领导一定要同等待遇;
给B领导房间打扫卫生,其他领导也要安排好,尤其出去吃饭的时候,安排座位可是有学问的,搞不好就把领导得罪了。
在众多领导之间周旋,难免会出现传话的情况,这里面可是学问很大了,传好了,各得其所,大家都相安无事,传不好,就会招来记恨,让领导逮着机会收拾你,你就得打落牙齿和血吞下去了。
第三,基本的业务素质。
一个单位的办公室是一个单位的窗口,业务接待能力、文件的起草、制度的制定以及其他工作方面的能力,都是作为一个办公室主任必备的素质。
你的眼睛里要有活,你的耳朵里要听事,你的脑子要时刻警醒,你还要管住自己的嘴巴,即使再亲近的人,也不可以泄露公司的秘密。尤其是公司领导的个人私密。
第四,你要和基层领导和员工搞好关系,留好口碑。
留好口碑,就是给自己留后路。谁也不能保证就能在办公室主任的位置上干一辈子,干得好继续上升,干不好,就会和基层的领导换位置。这是正常现象,你要提前有个心理准备。
跟职工搞好关系尤为重要,一来在职工中口碑好的办公室主任,肯定比口碑差的更能让领导满意;二来,真是哪天被下放的时候,你不会太失落。
总之,作为一个办公室主任,你需要不停地学习,不停地成长,不断地思考,不断地总结经验教训,这样才能干得久,干得让领导满意。
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谢谢邀请!
一、什么叫素质
在正式回答这个问题之前,我们要弄明白什么叫“素质”。
素质:指人的思想水平、文化水平、身体状况等。是一个人在日常生活、社会生活中思想和行为的具体表现。
二、办公室主任应具备的素质
办公室主任这个角色一般都是围绕着高层领导开展工作的人,所以其素质的高低就显得尤为重要:
1、守口如瓶
必须做到严守秘密:不能说的,绝不能随便公开说;不能问的绝不要问。
2、忠诚
(1)时刻要站在领导者的立场和角度来看问题,时刻和领导者的方针、政策、看法、观点保持一致,时时处处维护领导者的权威和形象。
(2)忠实地、坚决无条件地按领导的指示、命令开展工作。
(3)当好领导者的参谋,但绝不能在问题上、观点上争辩,更不允许固执己见、自行其是。
3、个人形象好、文笔好、口才好
因为领导者、办公室主任经常要在公共场合发言、演讲,办公室主任需要起草讲话稿、公文等,所以个人形象要好,文笔和口才必须过硬。
4、形象端庄、品行端正
(1)办公室主任作为领导者身边的人,要做到公道正派、待人热情友善、彬彬有礼、言谈举止优雅。
(2)保持清正廉洁,绝不能待人傲慢无礼、狐假虎威,否则就是在损害领导者的形象。
5、具有超强的抗压力能力
领导者由于工作压力大,可能在私底下向办公室主任发一些莫名其妙的脾气,另外做办公室主任本身工作量也大,责任也重大,所以忍耐性要强,抗压能力要强,能有效控制自己的情绪。
6、头脑灵活,思维敏捷,善于准确把握领导者内心真实意图和想法
由于受到职务地位的限制,领导者不能信口开河、口不择言、心直口快地讲话和表态,在公共场合讲出来的话并非是他内心真实的想法和意图,所以作为办公室主任必须具备能准确揣摩上意、把握上意的能力!按照领导者内心真实想法和意图去办事,如果南辕北辙地愚蠢办事,必定会把事情搞砸,让领导者怒火中烧。
7、做事勤勤恳恳、兢兢业业,毫无怨言,能经受各种误解、委屈和挫折。
8、身体要好
办公室主任工作量大、压力大、应酬多,所以身体一定要好,要总是给人一种精明强干、精神饱满、精力充沛、光彩四射的个人形象。
希望我的回答对你有所帮助。
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办公室主任应该具备承办、参谋、管理、协调、领导指挥5大职责:
承办职责:
承办职责指办公室主任对领导决策的贯彻、实施,承办各职能部门乃至下级机关、基层群众转办事项等方面所应有的职能和应尽的责任。责任内主办,自己没有涉及的要学会找到职责部门办,实时更近进度,切不可敷衍塞责,草率从事。
参谋职责:
当好参谋。注意把握领导的思想脉博,力求吃透上情,摸清下情,把上情和下情结合起来,认真分析问题,提出解决问题的办法和对策,及时供领导参考。除此之外,学会止损,必要时进行“劝阻性参谋”。
管理职责:
主要负责文书和信息两部分的管理工作,办公室主任对文书工作的管理,主要体现在参照各级党政机关制定的机关公文处理办法,结合本单位的具体情况,建立、健全各项有关制度;指导、督促各文书处理部门的工作,确保公文拟制的适用、准确、周密,确保文书处理的及时、准确、迅速,避免拖拉、积压而贻误工作。信息方面是信息网络与信息传递的管理。
协调职责:
指办公室主任在联系内外关系、沟通上下左右等方面所应有的职能和应尽的责任。善解矛盾,当好助手。正确处理好上与下级与领导和被领导的关系。办公室主任在与领导相处的过程中,要逐渐熟悉领导的脾气习惯,比较准确地把握领导喜怒哀乐的变化。这样,在领导与不同对象交往时做到心中有数。
领导指挥职责:
要反省悟道,总结提高。要不断反思自己做过的事,反思领导做过的事和说过的话,不断总结提高,促进工作开展,主动维护领导班子的团结。按照既定的决策和计划,对所属组织的人员合理地分配任务或布置工作,及时指导和处理发生的问题。
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职场火锅曾经做过多年大型企业的办公室主任,这个角色非常难干,一方面是近水楼台先得月,另一方面是伴君如伴虎,成也萧何败也萧何。但办公室主任这个角色,绝对不是下面答案里“骂”得那么不堪,绝对不是围着领导转的马屁精、黑锅侠、马前卒,而是一个单位的中轴珠子,保证一个单位的润滑运转,反而被别人骂被别人瞧不起。
1.一个优秀的办公室主任,首先要树立三个服务的意识,绝对不是领导的私人秘书。要为领导服务,要为平级服务,要为下级服务,实际就是被上、中、下夹着的那个中轴珠子,这个珠子转好了,上中下就运转更润滑一些,他的价值就体现出来了。但是,只有上层领导能体会,中层和基层依然是骂他。
2.办公室第一个素质就是忠诚,不一定是对领导个人忠诚,而是对单位大局利益忠诚。当然了,从局限意义上讲,就是对主要领导忠诚。一般办公室主任都是主要领导亲自选,有的是走到哪里带到哪里(尽管现在不容许带秘书了)。那就是要成为主要的领导的绝对心腹,因为主要领导的工作生活日常,办公室主任知道的太多了,如果不是忠心耿耿地人,怎么能放心呢?
3.第二个素质要有能力。这个能力往往是多方面的,最主要的就是组织协调的能力。领导交办的事情,往往不是一个部门能承办的事情,往往需要办公室主任牵头组织运行,你摆平不了其他部门,怎么能完成任务?光靠拉虎皮做大衣,同级也不服你啊。所以,组织协调能力是一个综合素质。
4.应酬能力。包括酒量和酒文化,还包括用心程度。比如,办公室主任要经常安排应酬和接待,有的办公室主任工作非常细心,应酬接待安排的井井有条。甚至领导腰疼,坐什么样的椅子,他都要操心的。酒场要拼酒,还要保持清醒,结束后要送领导回家,还要“打扫”酒场。酒场要会说话,要活跃气氛,要照顾客人情绪。总之,让大家都喝得开心,就是办公室的成绩。
5.综合文字能力。一是写作能力,二是把关能力。有的办公室不写材料,主要是负责协调和接待。有的办公室全面,既要写材料,还要负责应酬。写材料可不是简单的事情,那是要对单位情况了如指掌,对领导脾气和讲话风格一清二楚。这是一项硬功夫。
6.忍辱负重的心理承受能力。正常情况下,办公室是受到领导副职和平级甚至下级的“仇恨”的,因为众口难调,你只能服务好主要领导。别人肯定说你势利眼,巴结,哈巴狗。优秀的办公室主任能弹好众口难调的钢琴,有的办公室主任照顾不了这么多的情绪,只能围着主要领导转了,挨骂就挨骂吧。
7.高水平的情商。这个情商不简单,比如,帮助领导和替领导背黑锅,都是要巧妙再巧妙的,不可能是明面上。明面的推功揽责,那是邀功。办公室主任帮助领导,那是看不出痕迹的。比如,领导念错一个字,别人指出来了。办公室主任立即会说,是我写错了这个字。比如,领导要批评别人,故意批评你,目的是敲山震虎,你要配合得天衣无缝才好。
综上,办公室主任,以上都做好了,不见到是一个合格的办公室主任,但是有一项没有做好,那你就是不称职的办公室主任,轻者平级调离,重者要被下放。所以,别看办公室主任围着领导身边,看似很风光,大红人,其实他们的苦他们自己知道。他们只是在想,我再伺候几年人,就要给我安排一个好职位吧。这就是他们的动力吧。
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办公室主任这份工作,怎么说呢,能力一般的人干不了,能力不一般的人又都不想干。
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说好听点,他是一个单位的大内总管,执掌中枢上传下达好像权力很大,但是说不好听点,用一句歇后语来形容,那就是“丫鬟带钥匙--当家不作主”,毕竟作为办公室主任,虽然看似是服务整个单位上上下下,但是过来人都知道,或者熟悉这个工作的人都知道,这份工作干的好不好,最关键还是要看你把单位的一把手伺候到位了没,把领导班子服务好了没有,所以这份工作干的怎么样,以及怎么干,可以说和一把手有着直接的关系,比如一把手重视你办公室主任,那么你的工作自然很好开展也很容易被提拔,毕竟这份工作是中层干部晋升领导的最佳途径之一,但是假如一把手对你不是很看好,那么你的工作开展起来就会处处被动,而且在这个岗位上不但很难出成绩,反而可能因为平时杂七杂八的事情让你永远都脱不了身以至于干不了大事。
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那么说到办公室主任这个职位应该具备什么素质?我觉得作为一个“万金油”的职位,办公室主任应该做到别人具备的素质他都具备,别人不具备的素质他也要具备。比如公文写作、口才交际、组织协调以及会议安排、接待服务等等办文、办会、办事的基本规矩和要求,这些其实应该是很多机关单位里面任何一个管理人员都应该具备的素质,而除了这些最基本的素质以外,作为办公室主任,我觉得要有一些别人可能不会很在意,但是对于工作推动以及为人处世都很有帮助的素质一定要具备,那就是信息收集以及分析处理的能力,还有就是心理学基本素质。为什么这么说呢,前面我已经提到了,看到很多回答都是在讲办公室主任一定要坐下来能写、站起来能说、酒桌上能喝,但是这些素质我觉得任何职场上班族稍微努力一点都可以具备啊,那么你办公室主任作为承上启下的关键人物,你具备这样的素质就可以胜任这个岗位了吗?显然不可能。
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所以我觉得,办公室主任一定要具备信息收集和分析处理的能力,举个例子吧,公司新进来一个人,别人都知道了他的名字和学校以及专业等,而作为办公室主任可能你就要掌握这个人是怎么进公司的,是正式招聘进来的还是什么背景关系进来的,如果是有关系,那么他的关系是谁等等这些信息你要掌握好,对于自己开展工作包括给领导适当的时候参谋提醒都是很有必要的。那么除此之外,为什么我说办公室主任要具备一定的心理学素质呢?因为大家都知道,办公室主任要想干好工作,除了跟领导打交道,还要跟同级别的中层干部打交道,更要和单位所有员工以及外部人员来联系,而且很多时候领导不方便出面的话,办公室主任差不多就是半个领导了,或者至少是代表领导的,那么这个时候,跟什么样的人打什么样的交道谈什么话以及怎么谈,就特别讲究一个技巧和艺术了,如果你没有一定的心理学素质,估计你很多时候只能干吃力不讨好的活儿。
总之,办公室也被称作“不管部\",听说英国议会里面有一个大臣他的职务就叫做“不管大臣”,就是其他部门不管的就都是办公室管,其他大臣不负责的就是你不管大臣负责,那么负责这样一个部门,办公室主任这个位置就有了很大的发挥空间,如果你能充分利用平台长袖善舞弹好上下内外方方面面的钢琴协奏曲,那么皆大欢喜甚至快速升迁都是完全有可能的,但是如果你故步自封按部就班只知身在兵位而不知心谋帅位,那么你就只能让位他人甚至被逐步边缘了。
以上就是我对于这个问题的看法,更多职场精彩话题,点击关注职场问答达人九品职麻官,大家一起来聊聊职场上班那些事儿。
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当好领导的参谋,具有协调班子之间的能力,也能沟通好各个职能部门的能力。不要瞎说话,不要紧紧围绕一把手,给一把手制造不必要的矛盾。办公室主任要有口才能力,更要要综合的能力。
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我在乡镇当过党政办主任,在市直单位当过办公室主任,说不上干得很成功,但也能说心中无愧。我觉得,当好办公室主任,应该具备“六个能力”。
第一、办公室主任应当具备很强的写作能力
办公室是单位的综合部门,以单位为名义上报或者下发的文件都必须经过办公室,单位的各种综合性总结也出自办公室,领导的各种讲话材料、会议材料、汇报材料等也都由办公室撰写。还有,现在非常重要的党建工作,绝大多数单位都放在办公室。
所以,具备较强的文字功底,能写各种形式的材料,是当好办公室主任最基本、最基础、最重要、最核心的能力,甚至可以说,写作能力占据了办公室主任50%的能力指标。
换句话说,具备较强的写作能力,是当好办公室主任的充要条件;如果不会写作,几乎可以判断,不是当办公室主任的料。
事实也是如此。现在,几乎所有机关遴选公务员,首先都要求具备很强的写作能力,而且都会安排到办公室锻炼,从事材料撰写。材料撰写这一关过了,也就有50%的概率当好办公室主任。
第二、办公室主任应当具备很强的组织能力
单位要外出组织党建活动,年终岁末要组织慰问老干部老党员,单位要组织召开年终总结大会,单位领导要宴请上级机关领导,要组织单位人员参加职工篮球运动会等等,这些都必须由办公室去组织、去协调、去落实。
这些活动,如何做到组织严密、有序有效?作为办公室主任,应该提前谋划,把拟制方案好,把会议材料准备好,把人员物资调配好,把各种困难问题想周到,该请示的要及时请示,该汇报的要及时汇报,必要时应该提前演练、提前踩点,不要等到出了问题才向领导报告,这绝对不是一个合格办公室主任的表现。
比如,单位召开一次本市县区系统会议,办公室主任应该把哪些人参加会议、领导想要将讲些什么、参会人员如何住宿、会议流程是什么等搞清楚、搞明白,然后迅速将任务布署下去。自己作为办公室主任,应该搞好统筹协调,突出重点,强力抓好落实。
第三、办公室主任应当具备很强的沟通能力
办公室既要负责单位活动安排、后勤保障,还要负责单位对外交流,也要负责单位领导之间的沟通。作为办公室主任,没有良好的沟通能力,工作不仅完不成,还有可能得罪人!与人打交道,最最重要的是良性的相互沟通。具有良好的沟通能力,往往会使工作达到事半功倍的效果。
无论是与单位内部人员,还是与外单位人员的沟通交流,态度要和蔼,说话要有礼有节,千万不要先入为主,暴躁野蛮,以“我不知道”“不关我事”“你去找领导”等理由搪塞别人。
比如,单位有个别家在外地的女同志不想值班。作为办公室主任,应该从好好与其沟通,讲清楚“
女同志参加值班是单位传统规定,之前的每位大姐都参加值班,如果你不值班,其他女同志会有意见,同时也让我们办公室很为难”“如果你确实假期想回家,可以提前与别人换班”“如果你换班确实有困难,我可以帮你值班”
。
办公室工作繁忙,事务繁杂,不可能事事都需要递交到领导那儿,不可能事事都需要领导作出决定,很多事情只能靠沟通来解决。作为办公室主任,必须具备良好的沟通能力,才能为单位领导分忧解困。
第四、办公室主任应当具备很强的协调能力
办公室作为单位的中枢机构,必须确保单位高效运转、有序有力。很多大项工作,都必须由办公室来统筹、来安排、来调度、来总览。只有上下协调畅通了,内部协调团结了,各项工作才能扎实推进,单位战斗力凝聚力才能突显。
作为办公室主任,应该站在全局的高度和单位领导的立场,正确处理好单位与上级主管部门和下级业务部门的工作关系,处理好整体与局部(单位与个人)、局部与局部(单位内设部门之间)、对内与对外(本单位与兄弟单位)的利益关系。
如何协调,重点还是互通有无、相互尊重、相互支持、相互配合。
特别是对单位内设部门,该沟通的要沟通,该开会的要开会,该解释的要解释,尽量让他们积极配合办公室,落实好单位领导交待的工作任务。
只有提前协调好了,大家才能真正配合你,工作也才能真正得到落实,领导对你这个办公室主任才能真正满意。
第五、办公室主任应当具备很强的管理能力
办公室任务多,人员多,各种事务繁杂,需要把大家团结在一起,需要大家共同奋斗。作为办公室主任,必须具备良好的管理能力,才能使大家心往一处想、劲往一处使、拧成一股绳。想要调动办公室人员积极性,绝对不能用行政手段来管他们、压他们,只能靠思想工作。
①靠人格魅力
。处事要公平公正,为人要谦虚谨慎,说话要谦逊和蔼,要求别人做到的自己先做到,让大家佩服你、尊重你。如果是
搞“我是领导我说了算”、“我是领导必须听我的”、“我是领导必须照我的做”
,以行政手段来指挥大家,万万行不通。现在的年轻公务员都有个性、自尊心强、要求民主,在他们眼里
,“领导”啥也不是
。因此,领导者不能严厉批评,更不能来硬的,你来硬的只能是自取其辱。
②靠思想工作
。大事小事,要多与大家商量,多听听他们的意见建议,让他们感觉到受到尊敬和器重。平时,也要与他们多谈心谈话,了解他们的思想状况和现实情况。只有走进他们心里,才能让他们心中有你。必要时,还要适当活跃一下气氛,以私人名义,组织大家偶尔聚个餐吃个饭,与他们玩到一起,开心到一起。
③靠关心关怀
。可以利用私人关系帮助大家解决小孩上学问题,大家有事请个假也要愉快批准,过年过节请大家吃个饭。只要做到这样,大家即使工作不加班加点,但是也会积极配合你支持你,偶尔重大任务需要加班时也不会有怨言。
第六、办公室主任应当具备很强的执行能力
办公室是单位下发行政命令的部门,单位和领导有指示要求,办公室必须迅速作出行动,不得以任何理由和借口拖拉和延误。否则出了问题,或者导致重大工作没有得到有效部署或落实,办公室主任必须承担责任,必须被追责。
作为办公室主任,必须养成一种“不等不靠不观望,马上就干、案无积卷、事不过夜、只争朝夕”的良好习惯,绝对不能拖延。不是自己办公室的业务,必须第一时间交待给相关科室;属于多个科室交叉的工作,必须迅速请示分管领导,立即召开会议,明确牵头科室,相关科室必须予以配合。
领导亲自交代的任务,必须第一时间落实,有问题有困难必须第一时间请示,原则上要提前完成,做完了要提前报告,不要等到领导询问了、催促了才想到报告,这时已经晚了,在领导心目中的印象已经打了折扣,这就是所谓的“事前有交代、事中有落实、事后有回音”。
除了上述六个能力能力之外,还办公室主任还需具备“理论思维能力、底线思维能力、核心业务能力、廉洁自律能力、媒体沟通能力”等能力,这些能力同样重要,如果不加以重视,足以影响办公室主任的发展进步。
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网友解答:
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办公室主任要具备五个方面的素质,做好“五种人”。
一、做想大事、设大谋、当高参的“智慧人”
办公室主任是领导的参谋助手,当好参谋是办公室主任的第一职责。当前,领导者的思想更解放、视野更开扩、知识更丰富,决策水平更加提高。为这样一群人当好参谋,就要求办公室主任在提高自身素质的前提下,切实做好三方面工作:一是要熟知情况。真实可靠的信息情报是决策的前提和基础。当前,领导决策对象多、层次深、内容广,可靠的情报信息尤其重要。办公室主任想良策、当高参,必须以熟知情况为前提,切实“吃透两头”。一方面要吃透上级文件指示精神。要坚持把学习当作一种责任、一种义务、一种修养,认真学习党的理论、路线、方针、政策,深入研究上级文件精神,结合实际用足、用够、用好政策;另一方面,要吃透基层的实际情况。把调研作为办公室第一工作,经常深入基层开展调研,了解事实真相,找准问题根源,并从中理出完成各项工作任务和进行决策的有利因素与不利因素,及时向领导汇报和反馈,协助领导作出科学的决策,实施有效的指挥。二是要开动脑筋。办公室主任围绕领导转,不但行动要转而且脑子也要转。要树立大局意识,在领会和体察领导意图的基础上,勤于换位思维,同步提出深化领导意图的新构思;勇于超前思维,尽早提出领导决策的新预案;敢于超常思维,大胆提出“出格”的新建议;善于逆向思维,适时发现决策执行中的现实问题,迅速提出解决问题的好办法。三是要善于参谋。有了“谋”,还要善于“参”。办公室主任要善于把“苦口良药”变为“甜口良药”。在为领导参谋时,要参在其时,参对其症,参得其法。对于领导比较科学但欠完善的决策,要把握时机,补充意见;对于领导可能失误的决策,要勇于进谏,敢当诤友。同时,要做到参其谋而不作决断,切忌将自己的意见建议强加于领导。
二、做以室为家、从严治家、勤俭持家的“管家人”
在中国人的意识里,家是一个至高无上的词。对于家,人人都会全心的热爱、苦心的经营。所以,只要办公室主任牢固树立“家”的理念,把办公室的工作当作自己家里的事来做,就一定能管理好、经营好办公室这个“家”。一要从严治家。无规矩不成方圆。人管人、人理事总有失察、失误的时候,只有用制度管人、以制度理事,才能管好人、理好事。为此,必须根据新形势、新任务对做好办公工作的新要求,结合实际认真制定好、完善好、执行好办公室各种规章制度,坚持用制度约束人、激励人、管理人,以制度规范办事、办文、办会工作。二要勤俭持家。勤俭方能持家。办公室主任还必须精打细算,勤俭持家。一方面要优化管理程序,探索现代办公规律,减少重复劳动和无效劳动,努力实现办公效率与效益的统一。另一方面要艰苦奋斗,厉行节约,开源节流,防止跑冒滴漏,降低运行成本。
三、做善主大事、疏理小事、常管闲事的“劳作人”
“办公室无小事”。办公室任何一个环节出了问题,都会对大局造成很大影响,因此,办公室主任无论事情巨细,都要常抓常管,既要抓住重点,主好大事,又要统筹考虑,兼顾小事、闲事。具体来说,要处理好三种关系:一是正确处理政务和事务的关系。办公室工作概括起来,就是政务工作和事务工作。相对而言,政务工作政策性强、涉及面广;事务工作规律性强,从属性突出。在这种情况下,办公室主任的主要精力就必须放在政务工作上,要抓大事、管本行,努力在为领导当好参谋助手上下功夫,在加强办公室工作的计划性上做文章。二是正确处理日常工作与突发性工作的关系。办公室工作具有从属性特征,很多事务性的工作表现出规律性和周期性。对于这些日常性、周期性及规律性的工作,办公室主任应将其当作“小事”疏理,安排办公室其它工作人员办理。对于突发性、临时性的工作和中心工作,办公室主任要切实发挥办公室整体功能,快速反应,站在前面,亲力亲为。三是正确处理为领导服务与群众服务的关系。为领导服务是办公室主任义不容辞的责任,但为领导服务的出发点和落脚点还是为群众服务。这就要求办公室主任在为领导服好务的同时,多与群众接触,多和群众交朋友,常管群众“闲事”,及时发现和帮助解决群众的具体困难和问题。
四、做联系上下、协调左右、沟通内外的“钦差人”
办公室主任是领导身边的“近臣”,领导的很多指示都要通过办公室传达、督办和协调落实。因此,办公室主任必须成为善于联系上下、协调左右、沟通内外的行家里手,做好“钦差人”。一是要摆正位置,联系上下。对上,要在服务中参谋,既尽心竭力地为领导提真知灼见,又不折不扣执行领导意图,做到服从不盲从,建议不越权;对下,要在领导中服务,既按照领导指示加强对下属的领导,又牢固树立“领导就是服务”的思想,切实关心下属,做到信任不放任、爱护不庇护。二是要理顺情绪,协调左右。协调同志关系,贵在增加信任、增进理解、增强团结。作为办公室主任,本文由老秘网推荐,一方面要有容人之量。要有“容人之短”的肚量和“容人之长”的胸怀,多看到同志的长处,多体谅同志的难处。要吃得了哑巴亏,听得进闲杂语,做虚怀若谷的“泔水缸”,苦辣辛酸自己装。另一方面要有刚正之气。对于同志原则性的错误,坚决不当无原则的“和事佬”,敢于伸张正义,秉公办事。三是要巩固关系,沟通内外。办公室主任除了搞好对内服务之外,还必须增强开放意识,主动培养和巩固对外关系。要广泛地开展对外宣传、沟通交流、矛盾协调等公关活动,从而更好地扩大机关影响,实现机关利益,树立机关良好形象。
五、做志存高远、积极进取,事业可持续发展的“接力人”
办公室是一个出人才的大熔炉。办公室主任经过办公室岗位的全面锻炼,工作能力、知识水平、品德修养都会得到显著提高。因此,办公室主任必须把办公室作为完善自我的重要岗位,志存高远,力创佳绩,成为事业的“接力人”。具体来说,要修养“四度”。一是政治上要有高度。要有较高的政治素质,坚定的共产主义理想信念,高度的政治敏锐性和责任感,能站得高,看得远,把握得了形势,驾驭得住全局。二是工作上要有力度。要有雷厉风行的工作作风,灵活高效的工作方法和善始善终的工作毅力。善于从繁杂中求规律,于平淡处素新意,能够把实事办好、好事办实,促进各项工作上台阶、上水平。三是知识上要有广度。要有深厚的理论功底,熟知马列主义、毛泽东思想和邓小平理论的基本理论,深刻掌握“三个代表”重要思想基本内涵;要有精熟的专业知识。具备较强的文字综合能力、组织协调能力和管理经验,坐下来能写,站起来善说,走出去会协调;要有广博的基础知识,广泛涉猎文学、历史、经济、自然科学和法律、法规等各方面知识,学识渊博,阅历丰富。四是心理上要有气度。具有稳定的情绪、良好的性格、广泛的兴趣、坚强的意志。能够做到急而不躁,怒而不形,喜而不亢;随和而不盲从,自信而不固执,忍让而不献媚,直率而不粗暴,多思而不多疑,谨慎而不圆滑。
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网友解答:
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小公在体制单位混过办公室副职,虽然不是主任,但对办公室工作还是比较有体会的,在此简单谈点个人看法。总结起来,小公认为办公室主任应该具备以下素质:
能干
办公室主任直接对应单位一把手,除完成上传下达的基本职责外,还需要按照老大的指示协调处理很多事情,个人能力肯定要强,否则根本干不了。比如碰到一些急难险重的任务,涉及很多科室,领导交代要保质限时完成,碰到不配合的科室怎么办,这是很考验水平的,没点个人魄力和水平,根本玩不转。类似的问题,无论是在行政单位还是在企业,并不少见,基本的能力要求也差不多。
能说
办公室主任其实是部门的粘合剂,对什么样的人,说什么样的话,分寸把握非常要紧。换而言之,要干好办公室主任,最起码要做到对人说人话,对鬼说鬼话。虽然不至于要求做到八面玲珑,但至少要做到张弛有度。我们留意身边的办公室主任都可以发现一个特点,他们除了非常稳重外,说话都非常有套路。这除了办公室主任经常跟领导出去平台见识多以外,也是这个岗位的自身要求。做不到,你也干不了办公室主任。
能写
办公室是一个单位和部门的中枢,主任不见得非要亲力亲为写材料,但基本的文字把握能力是必须具备的,否则很容易出问题。小公以前待过的一个单位有位办公室主任,各方面能力都很强,唯独文字能力是弱项,为此在办公室招了好几个写手,尽管如此,由于自己文字能力不强,对交上来的材料无法做到提纲挈领地修改,把握不到领导的高度和深度,材料交上去偶尔还是会被领导批评,该主任为此也是苦恼不已。后来领导见他这样,找个机会把他提拔了,他才脱离苦海。
能喝
现在公务应酬少了,但是因为工作等原因,领导的私人饭局并不见得少很多。面对应酬,办公室主任首先要具备一定的酒店,不见得次次要当急先锋,至少在关键时候、关键场合要顶得上,能够帮领导化解酒局。
总之,办公室主任是一个比较锻炼人的岗位,干得好,非常容易得到提拔。小公跟过三个办公室主任,目前都已走上重要岗位。如果你也有机会,不防去尝试一下。
我是小公,专注公务员考试、任用、提拔等体制类问答,感兴趣或有疑问咨询的,可以关注私信我,我将提供全方位的权威解答。
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