如何管理电脑里的办公文件?
如何管理电脑里的办公文件?
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网友解答:
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文件管理需要用到优质的软件或插件,以下几款是优中选优的:
XYplorer:拉风的主力文件管理软件,看得到的优质
界面酷炫
标签化文件管理(支持颜色和文本标签)
支持多窗口、多模式
实时预览视频、音频、图片、pdf
内置搜索
支持脚本(高手可运用)
尤其是标签功能,用好的话可以精确对每一个文件打上标签,自动归类:
Q-DIR:整理文件的好帮手,拉风建议必装软件,免费
要评选文件管理软件中最良心的是谁?那很可能就是q-dir,不但功能异常强大实用,而且免费。
平时整理文件时需要在多个硬盘或文件夹之间切换,用qdir可以轻松的解决这个问题。其最多支持4个独立窗口,每个窗口内可以同时打开N个文件夹,理论上一般的文件整理轻轻松松。
由于每一个窗口都可以设置不同的功能,所以q-dir让文件整理变得轻松写意,文件的复制、移动可以一次完成。
保守估计,使用q-dir整理文件会提升效率2倍以上,同时又能确保少出错。
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公文写作素材包,一次解决一生的写作难题,真心不贵。
Total commander:一款鼎鼎大名的文件整理软件,其特点是功能强大,如支持批量重命名
很多人把这款软件称为文件管理的天花板,虽然有点过头,但也从侧面印证其受欢迎的程度。
total比较实用的功能之一就是批量重命名,同时支持比较文件内容。
QTT abbar:与系统资源管理器融合,适合不喜欢软件的同学
总有人不喜欢在系统的资源管理器之外再安装软件,那用qtt abbar可以让系统资源管理器更加强大。
如果系统资源管理器的是小学生,那加上这个辅助,就可以提升到高中生水平了。
Taglyst:科研人员必备,标签化管理的天花板,建议硕士以上学历人员选择
taglyst受到很多高效和科研机构的认可选择,如清华大学、上海交通大学等。
特别适合管理大量的学术文献资料以及设计资源管理,这也是受到众多高精尖机构及人员选择的原因。
其标签化管理不断进化中。
说明:
文件管理软件其实有很多种,比如clover、one commander、DO等也非常不错,新选手优效文件助手、360文件管理等也有不错的表现。
下载:
对大多数用户来说,知道并不代表能找到,甚至知道软件名称也无法找到官网或河蟹版,拉风考虑到这种情况,制作了一个软件目录。
任何时候,只要用户点击这个目录中的软件名称,就可以一键直达对应的官方网站或下载链接,如果链接了网盘,即可直接下载。
这可能是全网最简单的软件解决方案,无论你需要什么功能,都可以最快速度找到可能是最好的软件或网站,最关键的是可以一键直达,轻松实用高效的解决问题。
以员工需要进行写作或数据处理,需要写作方面或电子表格方面的辅助软件,只需要打开目录即可找到推荐的软件,点击链接即可完成下载。
完整目录预览:
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获取目录
获取目录的方法很简单,一键三连后(留言666),通过关键词666(评论区第一条)获得线索。
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网友解答:
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建立完善的文件结构,规范命名,周期性归档,长期下来 ,一切就会井井有条
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网友解答:
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一、为什么要进行分类管理
办公文件的管理是每个职场人都会遇上的一个头疼问题,经常一两个月下来,电脑桌面上密密麻麻的堆满几十个文件和文件夹,硬盘里各种文件都是无序的,极大地影响了电脑的性能和我们办公的效率,当许多人面临这个问题时,认为硬盘空间又不够了,电脑性能又不跟不上了,需要再换一台新的电脑了。事实上,我们真正需要的是坐下来,好好花时间将电脑里的文件真正管理起来,会为自己日后省下更多的时间。
二、分类管理的内涵及操作方式。
分类管理的内涵在于必须要便于保存和可迅速提取,所有的文件将通过文件夹分类被很好地组织起来,放在你最能方便找到的地方。做法是从硬盘分区开始到每一个文件夹的建立,我们都要按照自己的工作和生活需要,分为大大小小、多个层级的文件夹,建立合理的文件保存架构。此外所有的文件、文件夹,都要规范化地命名,并放入最合适的文件夹中。当然,这种方法,对于已经习惯随手乱放文件的人来说,并不是一件轻松的事,因为他们习惯了随手存放文件和辛苦、茫无头绪地查找文件。但当我们坚持下来去后,当我们需要什么文件时,就可以迅速的查找到。
三、分类管理的细节。
(一)善用“我的文档”。
“我的文档”绝对是被大多数人所低估的功能。它能方便地在桌面上、开始菜单、资源管理器、保存/打开窗口中找到,有利于我们方便而快捷地打开、保存文件。我们可以利用"我的文档"中已有的目录,也可以创建自己的目录,将经常需要访问的文件存储在这里。同时,将“我的文档”位置进行迁移至非系统盘,可以很好的避免重装电脑带来的数据丢失的损害几率。
(二)建立适合自己的文件夹系统。
1.文件夹是文件管理系统的骨架,对文件管理来说至关重要。建立适合自己的文件夹结构,需要首先对自己接触到的各种信息、工作和生活内容进行归纳分析。每个人的工作和生活有所不同,接受的信息也会有很大差异,因此分析自己的信息类别是建立结构的前提。比如,常用的有按年份进行分类;也有很多教育系统的,以自己的工作内容比如教学工作、班主任工作建立文件夹;笔者一般用的,是将个人文件、工作文件、待办事项、未整理资料四个部分作为一级文件目录。
2.分类的细化必然带来结构级别的增多,级数越多,检索和浏览的效率就会越低,建议整个结构最好控制在二、三级。另外,级别最好与自己经常处理的信息相结合。越常用的类别,级别就越高。
(三)文件夹系统的命名。
1.要为电脑中所有的文件和文件夹使用统一的命名规则,这些规则需要我们自己来制订。最开始使用这些规则时,肯定不会像往常一样随便输入几个字那样轻松,但一旦你体会到了规则命名方便查看和检索的好处时,相信你会坚持不懈地执行下去。
2.另外,从排序的角度上来说,我们常用的文件夹或文件在起名时,可以加一些特殊的标示符,让他们排在前面。比如当某一个文件夹或文件相比于同一级别的来说,要访问次数多得多或者更重要时,笔者就会在此名字前加上一个"1"或"★",这可以使这些文件和文件夹排列在同目录下所有文件的最前面,而相对次要但也经常访问的,就可以加上"2"或"★★",以此类推。
3.同类的文件名字可用相同字母前缀的文件来命名,同类的文件最好存储在同一目录,如图片目录用image,多媒体目录用media,文档用doc等等,简洁易懂,一目了然,而且方便用一个软件打开。这样,当我们想要找到一个文件时,能立刻想到它可能保存的地方。
(四)单个文件夹的文件数量。
文件夹里的数目不应当过多,一个文件夹里面有50个以内的文件数是比较容易浏览和检索的。如果超过100个文件,浏览和打开的速度就会变慢且不方便查看了。这种情况下,就得考虑存档、删除一些文件,或将此文件夹分为几个文件或建立一些子文件夹。另一方面,如果有文件夹的文件数目长期只有少得可怜的几个文件,也建议将此文件夹合并到其他文件夹中。
(五)定期整理文件。
如果一年前的文件还和你现在正要处理的文件摆在一起,如果几个月前的邮件还和新邮件放在一块,那你将会很难一眼找到你想要的东西。及时地处理过期的文件,备份该备份的,删除不需要的,是一个良好的习惯。我们要根据自己的实际工作和生活,设定一个合理的周期,对文件夹、文件进行分类和归档。
(六)持之以恒是关键。
建立完善的结构、规范化地命名、周期性地归档,这就是我们要做的。这并不复杂的操作却能大大提高我们的工作效率,节省我们已经很有限的时间。也许开头会很难,也许规则会很繁琐,但相信过不了多久,你就已经习惯于看到井井有条的文件与文件夹,并享受高效管理带来的快乐了。
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网友解答:
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这么多人回答了怎么管理文件,我就从另一个角度来分析这件事。
办公文件基本是word、excel等文档,这些文件存储在企业服务器中、个人办公电脑或者云盘中。无论哪种方式,都存在一些问题,这些问题是由于网络的发展对办公方式的改变,使得企业对于协同办公的需求、数据的实时汇总分析以及数据的权限控制等引起的。单机文件很难满足企业在网络办公环境下的需求。目前看,只有数据库存储方式才能解决问题。或者说这是企业信息化发展的一种必然结果---数据在线化。如何快速实现数据在线化,就要依靠管理系统,例如魔方网表这样的五弟阿玛开发平台。甚至可以说,传统办公文件的管理方式,基本是开人,而数据库存储方式,靠的是管理系统。两者相比,数据库的存储优势就非常明显了。供参考
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